Chắc hẳn có đôi lần các bạn đã nghe qua Whitepaper tại các doanh nghiệp hoặc một tổ chức nào đó khi họ muốn truyền tải thông điệp. Vậy, Whitepaper là gì? Có lẽ thuật ngữ này khá quen thuộc nhưng cụ thể về ý nghĩa thì ít người hiểu rõ. Bài viết sau sẽ giúp bạn giải tỏa thắc mắc ngay nhé!
Whitepaper là gì? Các thông tin cần có
Whitepaper có nghĩa là sách trắng, Hán Việt gọi là bạch thư – từ cổ, là bản báo cáo hay hướng dẫn được các cơ quan tổ chức, doanh nghiệp dùng với mục đích là làm rõ các vấn đề hoặc ra quyết định giúp mọi người hiểu hơn. Sách trắng được dùng trong các tổ chức chính phủ và các hoạt động marketing cho doanh nghiệp(B2B).
Trong lĩnh vực tiền điện tử, Whitepaper là một bản thảo dùng để mô tả chi tiết về dự án Initial Coin Offering – phát hành token lần đầu (ICO). Các nhà đầu tư sẽ có cái nhìn tổng quan về dự án mà một công ty thực hiện, từ đó đưa ra quyết định có nên đầu tư hay không.
Sách trắng thường có độ dài ít nhất là 2.500 từ, phong cách viết theo học thuật hơn là các tài liệu marketing như brochure. Ví dụ, sách trắng của Microsoft Azure có trên trang web của Microsoft.
Whitepaper bao gồm các thông tin hoàn chỉnh như sau:
– Vấn đề thị trường trong hiện tại.
– Các giải pháp và sản phẩm đưa ra.
– Quy mô thị trường và tình hình cạnh tranh.
– Cách thức hoạt động của token (tiền điện tử), các trường hợp sử dụng.
– Mốc thời gian phát triển và khởi chạy.
– Chiến lược ICO bao gồm các vấn đề như số lượng token, kế hoạch phát hành, giới hạn thị trường, giá token, các giai đoạn mở bán ICO, hình thức thanh toán…
– Ưu đãi về quyền sở hữu token.
– Đội ngũ phát triển, các cố vấn và đối tác.
– Vấn đề pháp lý.
– Chiến lược quảng bá.
Ý nghĩa của Whitepaper trong doanh nghiệp
Trong hoạt động marketing cho doanh nghiệp, sách trắng đóng vai trò to lớn giúp thu hút khách hàng, cụ thể với những ý nghĩa như sau:
– Sách trắng như là một tài liệu bán hàng và được dùng để marketing nhằm lôi kéo khách hàng tiềm năng tìm hiểu hay mua sản phẩm, dịch vụ, cách thức giải quyết vấn đề.
– Mục đích lớn nhất của sách trắng là để marketing bán hàng, khác hẳn với tài liệu hướng dẫn người dùng hay tài liệu kĩ thuật.
– Sách trắng có tầm ảnh hưởng đến quyết định mua hàng ở hiện tại và tương lai. Như để thông báo và thuyết phục khách hàng rằng đây là sản phẩm, dịch vụ, công nghệ được chào bán với ưu điểm vượt trội để giải quyết các vấn đề kinh doanh hoặc trở ngại nào đó.
Trong các tổ chức chính phủ, sách trắng được sử dụng như một cách thức trình bày các chính sách và pháp luật. Bên cạnh đó, đây còn là tài liệu kỹ thuật có mô tả chi tiết một phát minh mới hay một sản phẩm được bán. Đồng thời thông qua đây còn giúp đo lường và đánh giá phản ứng của công chúng.
Những lưu ý cần biết khi viết WhitePaper
Trước khi bắt tay vào viết WhitePaper, chúng ta cần đảm bảo các yếu tố như: Bắt tay vào tìm hiểu, nói về dự án và trạng thái dự án, đề cập vấn đề tài chính, đưa ra kế hoạch sử dụng nguồn chi phí, đưa ra nhóm nghiên cứu, hình thức trình bày Whitepaper (phong cách, ngôn ngữ và bố cục), nơi đăng Whitepaper.
Sách trắng được viết theo một trình tự hoàn hảo qua các bước: Chọn chủ đề – xác định đối tượng – nghiên cứu từ khóa – phân tích cạnh tranh – viết mục lục – giao tiếp với người viết nội dung – viết đề cương ngắn gọn – hướng dẫn viết bài chuẩn SEO – cung các nguồn trích dẫn – nhận bản nháp và hiệu đính – áp dụng chuẩn SEO vào Whitepaper.
Những lưu ý cần biết khi viết sách trắng cần được nhấn mạnh ở các nội dung như: Định dạng giấy trắng, giải pháp và kết luận. Sau khi đã hoàn thành, cần chú trọng đến việc phân phối sách trắng, sử dụng lại giấy trắng ở định dạng khác, gửi đến các website phân phối, cung cấp cơ hội để khách hàng tải xuống, chạy quảng cáo, trả lời câu hỏi trên web Hỏi & Đáp.
Với những vấn đề được tổng quát đã giúp mọi người phần nào hiểu rõ hơn Whitepaper là gì. Trên thực tế, chúng ta vẫn hay tiếp xúc với loại sách này khi tham khảo sản phẩm, dịch vụ hay công nghệ của một doanh nghiệp nào đó.